Antes de sumar otra herramienta, revisá estas cinco cosas
En 2019, una persona que trabajaba frente a una computadora usaba en promedio seis aplicaciones para hacer su trabajo. A fines de 2022 ya eran once, según una encuesta de Gartner a casi 4.900 empleados de organizaciones con más de cien personas. En esa misma encuesta, el 47% dijo que le costaba encontrar la información que necesitaba para trabajar bien.
Que haya más aplicaciones y a la vez más dificultad para encontrar lo necesario parece una contradicción, pero cualquiera que coordine un equipo la reconoce. Pensá, como ejemplo, en un equipo que incorpora un gestor de tareas para ordenar los pedidos internos. Cada tarea queda cargada con responsable y fecha. Aun así, los cambios de último momento siguen llegando por WhatsApp, el estado de cada pedido se confirma por teléfono y alguien actualiza una planilla aparte porque “así lo pide administración”. La aplicación funciona, y el trabajo se sigue coordinando por fuera de ella.
Lo que suele faltar en esos casos es una respuesta a una pregunta anterior a cualquier compra: qué función cumple cada herramienta en tu operación. Cuando esa respuesta existe, decidir si sumar algo nuevo es bastante sencillo. Cuando falta, cada incorporación agrega otra pantalla para revisar y otro lugar donde un dato puede quedar desactualizado.
Cada herramienta debería tener una función clara: qué resuelve, quién la usa y qué información recibe y entrega.
Cinco revisiones antes de elegir
Ninguna exige conocimientos técnicos. Se pueden responder con el equipo en una reunión corta, antes de pedir una sola demostración.
El problema concreto
¿Qué necesitás resolver? Describilo como una situación que cualquiera pueda observar y aclará qué debería cambiar cuando esté resuelta. “Necesitamos un CRM” nombra una solución; “los presupuestos enviados quedan sin seguimiento y nadie sabe cuáles siguen abiertos” describe lo que pasa.
Con la segunda frase ya tenés un criterio para evaluar cualquier opción: ¿permite saber qué presupuestos están abiertos y quién los sigue?
El proceso actual
¿Cómo se hace hoy? Recorré los pasos de principio a fin: quién interviene, qué registra cada persona y dónde queda esperando el trabajo. Marcá los datos que se cargan dos veces y los momentos en que alguien tiene que preguntar para poder seguir.
A menudo esta revisión alcanza para encontrar la causa. Si un pedido se demora porque nadie confirma la fecha de entrega, un sistema nuevo va a mostrar ese mismo hueco con mejor diseño, porque sumar tecnología sobre un circuito poco claro no lo ordena.
Las herramientas que ya tenés
¿Qué aplicaciones pagás o usás, y qué funciones aprovechás de cada una? Es frecuente que estén contratados recordatorios, estados, plantillas, permisos o reportes que nadie llegó a configurar.
Antes de comparar productos, fijate si lo que necesitás ya existe en algo que el equipo abre todos los días. Configurarlo y acordar cómo usarlo suele requerir menos esfuerzo que adoptar un sistema más.
Quién la va a usar
¿Quién va a trabajar con la nueva herramienta todos los días y quién se va a encargar de mantenerla al día? Una aplicación que depende de que tres personas carguen datos que no necesitan para su propio trabajo pierde uso en pocas semanas.
Tené en cuenta los hábitos actuales. Si hoy todo se resuelve por WhatsApp, además de elegir el sistema hay que acordar qué deja de hacerse por el chat y quién sostiene ese cambio.
Cómo se conecta con el resto
¿Qué información necesita recibir y qué tiene que entregar? Si los datos del cliente ya están en otro sistema, hay dos caminos: alguien los copia a mano o pasan solos de uno a otro. Esa diferencia define si la incorporación simplifica el trabajo o suma una tarea manual.
Preguntate también qué pasa cuando el proceso termina: dónde queda registrado el resultado, quién lo consulta y si hace falta volver a cargarlo en otro lado.
El costo de saltar de una aplicación a otra
La quinta revisión suele ser la que menos atención recibe, y es la que más se nota en el día a día. En 2022, un estudio publicado en Harvard Business Review siguió durante cinco semanas a 137 personas de tres grandes empresas y registró que pasaban de una aplicación o sitio web a otro cerca de 1.200 veces por día. Retomar el hilo después de cada cambio les llevaba poco menos de cuatro horas por semana, unas cinco semanas de trabajo al año. Son datos de organizaciones grandes, pero el mecanismo se repite en equipos de cualquier tamaño: cada sistema que no conversa con el resto suma un salto más, y alguien termina haciendo de puente entre pantallas.
Aprovechar, conectar, sumar o construir
Con las cinco respuestas sobre la mesa, las opciones se reducen a cuatro. Estas son las situaciones en que conviene cada una y la señal que suele anticiparla:
En la práctica, estas salidas se combinan. Una empresa puede configurar mejor su sistema de facturación, conectarlo con la planilla de pedidos y reservar un desarrollo propio para la parte de la operación que la diferencia. Si la duda está en esa última decisión, en construir, comprar o integrar repasamos cómo repartir cada parte del trabajo entre las tres. Y si todavía no sabés si lo que te pasa se resuelve con software, no todo problema operativo necesita un sistema propio te ayuda a clasificarlo antes de pedir un presupuesto.
Cómo usamos esta revisión en Lirroy
Cuando una empresa nos consulta por una herramienta nueva, lo primero que pedimos es ver un proceso concreto en funcionamiento: quién hace cada paso, en qué aplicación y qué datos pasan de mano en mano. Con estas cinco revisiones armamos un mapa de qué función cumple cada sistema y en qué punto se corta la información.
Ese mapa es el punto de partida de todo lo que sigue. A veces alcanza con configurar mejor lo que ya está contratado y conectar dos sistemas que hoy se comunican a través de una planilla. Cuando aparece una parte del trabajo que nada de lo disponible resuelve bien, la construimos sobre esa base ordenada, y por eso resulta más acotada y más fácil de sostener. En cualquiera de los casos te llevás un plan concreto, con lo que conviene hacer primero y lo que puede esperar.
Un ejercicio para esta semana
Elegí un proceso que hoy te genere dudas, como la toma de pedidos o el seguimiento de presupuestos, y observalo durante una semana antes de mirar cualquier producto nuevo:
Con esa hoja delante, la conversación sobre la próxima herramienta cambia de tono. Vas a saber qué función tiene que cumplir, con qué otras piezas tiene que conectarse y, en algunos casos, que la respuesta ya estaba en algo que tu equipo usa todos los días.
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